西安展覽工廠小編了解到：展會全套流程

 

企業選擇好參加某個展會后，就要與展會主辦單位取得聯系，填寫企業相關的的報展信息。報展信息大致有以下內容，包括展會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。填好參展表格、返回給大會主辦者、等待審核通過。同時，這個時候企業還要做的包括核實展會主辦方信息的真偽，以免遇到“騙展”而上當受騙。

展會策劃

 

在審核通過以后，企業就可以開始著手展會的準備工作。參展商要做好充分的市場調研，收集各種資料，并對資料歸類整理。通過這些資料來制定全方位的展會策劃方案，如：展品選擇、費用預算和參展人員培訓。其中參展費用的預算一定要考慮充分。參展費用大致包括：展位租金、展臺設計搭建、交通費、參展人員食宿費、設備租賃費、宣傳費、資料費、會議室租賃費等幾部分。預算如果充足，還可以留出一部分資金做應急資金，應對計劃外的費用支出。

 

展臺設計

 

參展商要提前和展會主辦方確定展臺的位置，根據展位的選擇建議越早的選擇適合自己的展臺。標準展臺規格通常都是9平方米（3m×3m），并提供一些展示必需的基本設施。包括：三面展墻，二個射燈，一張展桌，兩把椅子，一個三項電源插座。那些特殊的位置，展臺搭建和布局是不一樣的。參展商要根據自己展臺的類型（“島型”、“雙開口”、“道邊型”、“半島型”）進行設計。如果參展商不擅長展臺設計和展臺搭建，可以和一些專業的展覽公司合作，由他們根據展臺的類型來為參展商量身打造自己獨特的展臺。

 

前期宣傳

 

利用網絡和媒體來發布一些宣傳廣告來擴大企業的影響力。展會的硬件條件已經準備妥當，參展商就要開始對參展人員進行培訓。貫徹整個展會的策略，培訓參展人員的專業技能，對展品信息的掌握、演示和服務。

 

展會期間

 

參展人員要用發放產品宣傳資料、產品現場演示和分發免費小禮品等各種手段吸引參觀者的目光，來擴大企業的知名度。如果展會主辦方提供的展覽設備不夠用，參展商可以聯系一些展覽公司來租賃一些展覽設備或者提供其他服務。展會舉辦期間，參展商要注意可能出現的安全問題，保障參展人員的人身安全和財物。

 

展會后續

 

展會閉幕后，企業就要和展會中積累的客戶和能成為潛在客戶的人群聯系或者拜訪來推廣企業。并對本次的展會進行總計，分析展會中的收益與不足。

 

會展突發事件

 

會議或展覽在現場可能會發生意想不到的突然事件，這是最能考驗組織者素質的時刻。在事前，組織者最好能列出可能發生的緊急事件，按事先設定的措施加以處理，以防措手不及。

 

每一個與會者都應該知道遇到火災時的應對措施，濃煙和驚慌往往會比大火本身造成更多的傷亡。展會組織者有責任告知客人逃生步驟以及緊急逃生出口，向與會者充分提供預防火災方面的資料。很多主辦單位印制了防火手冊，放在資料袋中一起提供給與會者。

 

進行場地檢查時，要重點檢查安全設施的配備和完好情況，如是否有自動滅火系統、滅火設備是否完好有效、安全出口是否暢通等。這些檢查不是多余的，組織者決不應抱有僥幸心理，防患于未然總好過亡羊補牢。

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